Transformation

Voll integriert

Diesen Artikel lesen

Die Softwarearchitektur verschlanken – so lautete kurz gesagt die Aufgabe, die Torus, eine britische Wohnungs­gesellschaft, Aareon UK stellte. Dabei gab es durch die Fusion zweier Woh­nungs­unter­neh­men zu einer gemeinsamen Gruppe einige Heraus­forde­rungen zu meistern. Aareon UK nahm sich der anspruchsvollen Aufgabe an und hat den Kunden damit auch fit für die digitale Zukunft gemacht.

„Unsere Informations- und Kommunikations­technologie-Plattform soll alles unterstützen, was wir tun.“ Mit dieser Aussage macht Debbie Trust-Dickinson, Direktorin für ICT & Transformation bei Torus, deutlich, welchen zentralen Stellenwert die Informationstechnologie für das Unternehmen hat. Dementsprechend hoch waren auch die Anforderungen von Torus bei der Suche nach neuen Wohnungs- und Finanzverwaltungssystemen die verschiedenste Daten und Anwender vernetzen. Hinzu kam die Tatsache, dass bei Torus nicht nur ein altes System durch ein neues abgelöst werden sollte, sondern dass durch die Fusion von Helena Partnerships und Golden Gates Housing Trust zur Torus Gruppe verschiedenste Systeme von zwei Unternehmen mit spezifischen Funktionen zusammengeführt werden sollten. Ebenso wurde Flexibilität gefordert.

dasdadasdsa

Der Anspruch war: Die IT soll sich im Einklang mit den Anforderungen einer wachsenden Organisation im digitalen Trans­­formations­pro­zess entwickeln können – sprich absolut zukunftsfähig sein.

Synergien schaffen
Torus informierte sich daher im Vorfeld ausführlich und führte auf dem britischen Markt, der sehr wett­bewerbs­intensiv ist, eine Aus­­schrei­bung durch. Nach fun­dier­ter Prüfung ver­schie­de­ner Angebote für Woh­nungs- und Finanz­verwaltungs­systeme ent­schied sich das Unternehmen schließlich für die Aareon Smart World mit dem ERP-System Aareon QL. Ausschlaggebend dafür war: Aareon UK bündelt die Woh­nungs- und Finanz­ver­wal­tung, also beide Funk­tio­nen, in einem ein­zi­gen Sys­tem.

80 %
Kunden von Torus
sollen 2020 auf digitale Dienste des Wohnungsunternehmens zugreifen können.

Darüber hinaus kann das digitale Ökosystem Aareon Smart World noch weit­aus mehr Funk­tionen bereit­stel­len und mit­ei­nan­der ver­netz­en. Dies kommt wie­der­um dem Un­ter­neh­mens­ziel von Torus zu­gu­te, dem­zufolge bis zum Jahr 2020 rund 80 Prozent der Kun­den di­gi­tal auf die Ser­vices des Wohnungs­unter­neh­mens zu­grei­fen sollen. Um das zu errei­chen, plant Torus, noch mehr inte­grier­te digitale Lö­sung­en zu nutz­en, bei­spiels­wei­se für ein Internet­portal für Mie­ter oder für die Abrech­nung von Service-Gebühren.

Alles aus einer Hand: Mit der Aareon Smart World können Wohnungsunternehmen alle wichtigen Geschäftsprozesse digital abbilden und steuern.
Foto: Getty Images

Win-win-Situation
„Die Auswahl eines IT-Dienstleisters für ein ERP-System für die gesamte Torus Gruppe war ein wichtiger Meilenstein für uns“, erklärt Trust-Dickinson. Und mit der Ent­schei­dung für Aareon UK startete gleichzeitig ein komplexes Projekt. Um die gesamten Funktions­anforder­ungen, die Torus stellte, sinnvoll für alle Aareon-Kunden in die ERP-Lösung zu integrieren, initiierte Aareon UK einen Workshop mit Torus und anderen Bestandskunden von Aareon. „Die Kunden früh in die Produkt­entwick­lung zu involvieren, ist bei uns eine bewährte Herangehensweise. Wir setzen sie bei vielen Projekten ein und wollen das auch in Zukunft fortführen – denn es zahlt sich aus“, sagt Nick Wheals, Senior Account Manager bei Aareon UK. So profitierten neue Kunden von der Praxiserfahrung der Bestandskunden und die wiederum von den Ideen und Anforderungen der Neukunden. Als Ergebnis des partnerschaftlichen Workshops wurde das bestehende Aareon-System um weitere Funktionalitäten ergänzt. „Der von Aareon veranstaltete Workshop hat für uns eine extrem wichtige Rolle bei der Weiterentwicklung der von uns gewünschten Asset-Management-Lösung gespielt. Durch diesen Ansatz wird zudem sichergestellt, dass das Produkt zum Nutzen aller Kunden und Anwender weiterentwickelt wird“, betont Gary Howard, Asset Data Intelligence Manager bei Torus.

Verschlankungskur schlechthin
Nach einer intensiv­en Betreuung während der Planung und Umsetz­ung seitens Aareon ist das System inzwisch­en ein­ge­führt. Aareon UK verfügt bei der Produkt­einführung aufgrund zahlreicher Imple­ment­ier­ungen über große Erfahrung und hat so eine Best-Practice-Methode entwick­elt. Diese schafft klare Abläufe und Maßnahmen, die zu einer erfolg­reich­en Umsetz­ung führen. Bei Torus dauerte die Einführung von Aareon QL aufgrund der hohen Komplexität und der mehr als 20 verschiedenen Vorgängersysteme über ein Jahr. Eine Mammutauf­gabe, die zu einer extremen Ver­schlank­ung der Software­architek­tur geführt hat.

60 %
Wartungskosten
spart die Torus Gruppe durch die Implementierung der ERP-Lösung Aareon QL jährlich ein.

Im Ergebnis profitiert Torus nun von einer flexiblen und zukunftsorientierten IT-Lösung. Aareon QL ermöglicht den Torus-Mitarbeitern durch eine einheitliche Oberfläche über alle Module hinweg nun eine komfortable und intuitive Nutzung. Ohne großen Aufwand können sie den Überblick über die 22.000 Wohnungen behalten, die Torus mit Aareon QL eigen- und auch fremdverwaltet. Dank vieler automatisierter Prozesse werden manuelle Schritte eingespart, die oft fehleranfällig sind. Und nicht zuletzt haben sich die Kosten für Torus absolut positiv entwickelt: Das Unternehmen spart jährlich rund 60 Prozent der IT-Wartungskosten ein.

Digitalisierungsbasis
„Das neue System liefert uns alle Kunden-, Asset- und Finanzinformationen aus einer Hand und ermöglicht, Prozesse zu vereinfachen und effizienter zu arbeiten. Und es ist die Basis für die zukünftige Digitalisierung unseres Unternehmens. Wir freuen uns, das zusammen mit Aareon umzusetzen“, resümiert Debbie Trust-Dickinson.

Aareon Smart World

  Lesen Sie mehr zur  Aareon Smart World, dem vernetzten Ökosystem für die Immobilienwirtschaft. Hier finden Sie alle Funktionen und Vorteile auf einen Blick.

Aareon QL

Aareon QL ist eine voll integrierte Softwarelösung für die Wohnungswirtschaft, mit der sich alle Geschäftsprozesse eines modernen Wohnungsunternehmens digital abbilden und steuern lassen. CRM, die Wohnungs-, Reparatur-, Finanz- und Personalverwaltung sowie das Asset Management können mit Aareon QL in einem digitalen Ökosystem vernetzt werden.


Torus

Torus verwaltet rund 40.000 Wohnungen im Nordwesten Englands. Die Gruppe entstand im April 2015 durch den Zusammenschluss von Helena Partnerships und Golden Gates Housing Trust. 1.500 Mitarbeiter betreuen rund 74.500 Kunden.